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教育論壇：教師組織文宣工作初探之三 公聽會與記者會SOP-轉自立報 |
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教育論壇：教師組織文宣工作初探之三 公聽會與記者會SOP
■羅德水（教師）、閻玉華（台北市教師會公關活動部主任）
身處資訊爆炸的年代，是一種幸運，也是一種不幸。幸運的是，任何資訊信手拈來皆能為我所用；不幸的是，我們的努力與聲音，可能短時間內就被淹沒在這訊息的海洋中而不復見。因此，如何吸引媒體的
注意、報導，進而提升組織的能見度、喚起社會的關心與討論，就成了所有非政府組織的重要課題。
在各種吸引媒體報導的策略中，召開記者會與公聽會可以說是所有壓力團體的基本功。組織在決定召開記者會與公聽會前，應先審慎考量兩個關鍵問題，其一，記者會或公聽會的內容是否有新聞性？能否吸引媒體採訪報導？再者，經由媒體報導之後，能否達成組織設定之傳播效果？評估完成後，接著就是著手準備了。
大體上來說，記者會與公聽會之準備流程大致相同，茲提供以下作業流程供教師組織參考：
一、設定議題
不論是記者會或是公聽會，首先必須確認主題為何？事件造成之影響為何？組織之立場為何？訴求為何？組織想要達到之傳播效果為何？
二、確定時間
確定主題之後，接著就是找尋合適的召開時間。
議題為臨時發生：如果事件緊急，需立即反應者，則應儘速召開，以爭取時效。例如，台北市教師會在北市教育局宣布「零體罰政策」後，於短時間內假立法院召開「釐清管教與體罰爭議公聽會」；亦曾在教育部公布有特定目的之「教師法修法意見調查」後，於第一時間隨即與各工會友會召開「一起幫教育部上勞動人權教育課記者會」，即時做出反擊。
議題是主動規劃：如果議題係由組織主動規劃，則可以找尋合適的時間點再行召開，以創造新聞性搏取版面。例如，台北市教師會就曾配合教師節召開「大台北地區教師憂鬱指數調查」記者會；也曾在五一勞動節前夕，與立委聯合召開「工會法修法」公聽會。
三、確定地點
免費場地：立法院、縣市議會的場地不僅設備完善，且又具有無需場地費、媒體群聚效應、民代、官員出席率高的優勢，實為教師組織召開記者會與公聽會之首選，場地可請友好民代協助商借，並依議題決定是單獨主辦或與民代合辦。
租借場地：萬一立法院或議會無法提供合適場地，只好考慮自費租借場地，惟仍應以媒體記者熟知之地點並便於採訪為宜，例如台大校友會館、NGO會館等。
四、確定出席名單
確定邀請名單：組織應視實際需要邀請民意代表、學者專家、主管當局、社會公正人士、團體或機構代表等出席，邀請出席人員時應考量其專業性與代表性，以增加媒體採訪意願。
確定主持人及引言人：記者會或公聽會均是組織重要的文宣傳播管道，主持人通常以理事長為宜，聯合主辦時則可請相關民代共同主持。至於公聽會的引言人尤需慎選，相關發言應以能精確表達組織立場為最大考量，方能達成組織交付之傳播效果。
五、邀請媒體採訪
召開記者會與公聽會之主要目的，即是希望能吸引媒體前來採訪、報導，因此，各級教師組織平時就應建立各家媒體聯絡方式，並於活動進行前1至2日發送採訪通知，特別重要之媒體或記者，尚需電話邀訪。
至於採訪通知的內容則應力求簡潔有力，一頁篇幅即可，主要目的是讓媒體清楚知道記者會或公聽會的舉辦主題、原因、時間、地點、組織訴求重點等，以吸引媒體到場採訪。
六、加強記者會效果
為加強記者會之傳播效果，可輔以行動劇加強效果，行動劇之編排演練與道具製作，則應事先完成，呈現方式以能清楚表達組織訴求、增加媒體報導意願為佳。
七、會前準備
一場成功的記者會與公聽會，除了主題本身的新聞性外，事前的準備功夫更是不能疏忽。包括記者會要發的新聞稿、與事件相關的資料文件，都應事先備妥，並以資料袋分裝，以利於現場分送。此外，出席人員之立牌、海報、簽到單等前置作業亦應提早完成。
八、提供新聞稿
值得組織召開記者會或公聽會之議題，勢必攸關教師權益與組織專業形象，為讓媒體正確理解組織的理念與立場，應同步備妥新聞稿。新聞稿之撰寫應以事實為基礎，以行文流暢、段落分明，能清楚表達組織訴求為佳。
為讓媒體廣為週知，新聞稿除應於記者會、公聽會現場發送，亦應將文稿電子檔寄送各家媒體，並於組織網站內同步公告，以增加傳播效果。為配合媒體作業流程，晚報記者最好早上11點以前發送;日報記者最好是4點以前;電子媒體則配合三節重點新聞以搶佔版面。
九、事後追蹤與宣傳
記者會、公聽會召開後，組織應蒐集各平面、電子媒體之相關報導，從媒體報導之內容即可得知記者會之傳播效果，如有媒體錯誤解讀組織立場，會務幹部更應於第一時間與採訪記者溝通澄清，若報導已達成原定之傳播效果，更可彙整媒體報導向會員宣傳，增加其對組織之認同。
十、檢討改進
任何成功都必須從從錯誤的經驗中吸取教訓，舉辦記者會與公聽會之經驗也是累積而來，因此，為免再犯相同錯誤，每一次會議後會務人員都應召開檢討會議，以收集思廣益、共同成長之效。
綜合上述，我們大致對於記者會與公聽會之召開有一初步之瞭解，雖然兩者的召開流程上大致上相同，但仍有相異之處，試簡述如下：
一、目的不同
決定召開記者會主要是事件具有值得宣傳的價值（新聞性），於是主動出擊透過傳媒向大眾宣傳，或是事件已經發生，組織迫於情勢必須立即澄清回應者，無論如何，其根本目的都是希望藉由記者會正確傳達組織立場與理念，為免各說各話分散傳播效果，出席記者會之人員應以能認同組織理念者為宜。
至於公聽會之召開原因，通常是針對重大教育事件或法案的修法方向進行討論，此時各方代表之立場不見得與組織一致，儘管如此，組織仍應於會場清楚說明立場，並以專業意見說服與會人員，期能通過組織版本之教育政策或法案。
二、參與人員不同：
召開記者會的主要目的是要清楚表達組織訴求，因此，邀請之出席人員或民意代表不宜過多，以免模糊訴求焦點。至於召開公聽會時，為呈現各方觀點，雖可廣邀相關權利義務當事人出席，惟仍應以能達成組織既定傳播效果為最大考量，切忌邀請之來賓有反客為主之情事，甚至淪為對手表演或攻擊組織的舞台。
三、場地不同
因公聽會參與人數較多，以大型會議室為宜，記者會之場地原則上以媒體採訪之便利性為最高考量。
四、時間長短不同
由於記者會之訴求相對單純，會議時間以30分鐘至一小時為佳，不宜過長，主持人應鎖定主題主導議程，並保留時間供記者發問、互動。
公聽會方面，由於出席人員較多，各方立場又不一致，因此需要較長時間，通常視主題而定，以2至3小時為宜。此外，為增加報導機率，召開時間可視情況配合媒體採訪需求。
透過以上說明，對於召開公聽會及記者會之流程應該能有初步的認識。組織是需要行銷的，對資源貧乏的NGO來說，妥適的運用記者會與公聽會，就是宣傳組織理念、建立專業形象的重要途徑，惟要全面提升組織文宣戰力，仍有待各級教師組織共同努力。
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